Sachbearbeitung (m/w/d) im Dokumentenmanagement

Jobbeschreibung

• Betreuung zentraler E-Mail- und De-Mail-Adressen sowie Weiterverarbeitung der Eingänge
• Registrierung aller elektronischen und papiergebundenen Eingänge im Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem (DMS/​VBS) oder in anderen Softwarelösungen des Instituts
• Durchführung standardisierter Qualitätssicherung der Postein- und Postausgangsbearbeitung
• Zentraler Postversand in elektronischer und papiergebundener Form, inkl. Nachverfolgung zugestellter Ausgangsschreiben
• Telefonische und schriftliche Kommunikation mit internen und externen Kunden; extern überwiegend in englischer Sprache
• Unterstützung der Referatsleitung, z. B. bei der Beantwortung von Anfragen sowie der Erstellung von Statistiken

Qualifikation

• Abgeschlossene Berufsausbildung als medizinische Dokumentationsassistenz (m/w/d) oder eine vergleichbare Berufsausbildung im Bereich der medizinischen Dokumentation
• Grundkenntnisse im Bereich Arzneimittelzulassung und der entsprechenden gesetzlichen Grundlagen
• Kenntnisse über Registratursysteme und -formen
• Idealerweise Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement
• Gute IT-Anwendungskenntnisse (Microsoft Office, Datenbanken, Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssysteme) sowie die Bereitschaft, sich auch in komplexe Softwarelösungen einzuarbeiten
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Schnelle Auffassungsgabe und ausgeprägte Lern- sowie Einsatzbereitschaft
• Gutes sprachliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
• Sehr gute Deutsch- (Niveau C1) und grundlegende Englischkenntnisse (Niveau A2 gemäß des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen) in Wort und Schrift

Unternehmensbeschreibung

Das Paul-Ehrlich-Institut ist ein Bundesinstitut im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Gesundheit
The Paul-Ehrlich-Institut is an Agency of the German Federal Ministry of Health
Wir, das Paul-Ehrlich-Institut,
Sind eine wissenschaftliche Einrichtung des Bundes, die für die Prüfung und Zulassung von Impfstoffen und biomedizinischen Arzneimitteln zuständig ist und im Bereich der Life Sciences Forschung betreibt. Die Vernetzung mit nationalen und internationalen Akteuren macht uns zu einem kompetenten Ansprechpartner für die Öffentlichkeit, Wissenschaft, Medizin, Politik und Wirtschaft.
Ist als interner Dienstleister für die Beschaffung, die Logistik und das Infrastrukturelle Facility Management des Paul-Ehrlich-Instituts verantwortlich. Das Aufgabengebiet erstreckt sich vom Einkauf von Lieferungen über die Materialbewirtschaftung, das Dokumentenmanagement (Eingang/​Verteilung/​Ausgang) bis hin zu geschäftsunterstützenden Dienstleistungen der Liegenschaftsnutzung.

Rechtliches

Wir weisen darauf hin, dass das Bundesministerium für Gesundheit im Rahmen seiner aufsichtsrechtlichen Befugnisse im Einzelfall Einblick in Ihre Bewerbungsunterlagen nehmen kann (Art. 6 Abs. 1 Ziff. C DSGVO i. V. m. § 3 Abs. 1 GGO und Art. 65 GG), um eine interessengerechte und zweckmäßige Personalauswahl sicherzustellen. Ihre Daten werden unmittelbar nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Kontakt

Bundesinstitut für Impfstoffe und biomedizinische Arzneimittel
Federal Institute for Vaccines and Biomedicines
Fragen zum Bewerbungsverfahren richten Sie bitte an Larissa Jasmin Blank (E-Mail: karriere@pei.de , Telefon: +49 6103 77-1133 ).